Angela Knötzl, Country Manager Österreich bei Global Payments, sieht in der elektronischen Rechnungsstellung (eBilling) eine wegweisende Entwicklung. Für Steuerberater und Unternehmen in Österreich bringt sie Chancen und Herausforderungen mit sich. Aktuelle Entwicklungen in Deutschland deuten auf bevorstehende Veränderungen auch hierzulande hin.

Deutschland macht einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung des Geschäftsverkehrs: Ab Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Neuerung, die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eingeführt wird, läutet eine neue Ära der digitalen Rechnungsstellung ein. Während die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) eine ähnliche Verpflichtung erst für 2028 vorsieht, prescht Deutschland voran und setzt damit neue Maßstäbe für die Modernisierung des Rechnungswesens in Europa. Diese Entwicklung könnte auch Auswirkungen auf andere Länder wie Österreich haben.

Österreich im Fokus: Der Druck steigt

In Österreich gibt es derzeit noch keine gesetzliche Pflicht zur Einführung strukturierter elektronischer Rechnungsstellung. Dennoch steigt der Druck auf heimische Unternehmen, vor allem auf die exportorientierten Betriebe: Ab 2025 müssen deutsche Unternehmen Rechnungen in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format empfangen können. Da etwa 30 Prozent des österreichischen Außenhandels mit Deutschland abgewickelt werden, könnten sich österreichische Firmen, die in den deutschen Markt exportieren, gezwungen sehen, ihre Rechnungsprozesse entsprechend anzupassen, um den Anforderungen der deutschen Geschäftspartner gerecht zu werden.

Auch auf EU-Ebene schreitet die Digitalisierung voran. Die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) plant, ab 2028 eine einheitliche digitale Berichterstattung und eine verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im grenzüberschreitenden Handel einzuführen. Diese Maßnahmen sollen das Mehrwertsteuersystem modernisieren, Steuerbetrug erschweren und die Effizienz im innereuropäischen Handel erhöhen.

Technische Standards und Herausforderungen

Die Umstellung auf eBilling stellt viele Unternehmen vor erhebliche technische und organisatorische Herausforderungen, da sie neue Systeme und Prozesse implementieren müssen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. In Deutschland wird die XRechnung, ein standardisiertes Format, das maschinenlesbar ist und Daten strukturiert überträgt, als offizielles Format für elektronische Rechnungen festgelegt. Dieses Format wurde speziell entwickelt, um den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU gerecht zu werden, die eine verbindliche Nutzung elektronischer Rechnungen in öffentlichen Auftragsvergaben verlangt. Dadurch wird gewährleistet, dass Rechnungen nahtlos und automatisiert verarbeitet werden können, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

Für österreichische Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen nach Deutschland pflegen, könnte dies bedeuten, dass sie ebenfalls ihre Systeme auf die XRechnung oder ähnliche Formate umstellen müssen, um weiterhin reibungslos Handel treiben zu können. Auch in Österreich zeichnet sich ab, dass Unternehmen mit der Umsetzung der EU-Vorgaben in den kommenden Jahren zunehmend ähnliche Anforderungen erfüllen müssen. Neben der technischen Implementierung müssen sich Unternehmen dabei auch mit rechtlichen Fragen befassen, etwa wie die Datensicherheit gewährleistet und die Einhaltung der Datenschutzvorschriften garantiert werden kann.

Die Anpassung an ein standardisiertes E-Rechnungsformat erfordert Investitionen in Software und Schulungen für Mitarbeiter, um die neuen Systeme effizient zu nutzen. Gleichzeitig bietet die Umstellung langfristige Vorteile, wie Kosteneinsparungen durch den Wegfall manueller Rechnungsverarbeitung und eine beschleunigte Abwicklung von Transaktionen. Unternehmen, die diese Umstellung frühzeitig vollziehen, könnten zudem Wettbewerbsvorteile erzielen, da sie flexibler auf Anforderungen von Geschäftspartnern reagieren und die Effizienz ihrer Abrechnungsprozesse steigern. In Anbetracht dieser Entwicklungen ist es für österreichische Unternehmen ratsam, die eBilling-Prozesse frühzeitig anzupassen und in Lösungen zu investieren, die den Anforderungen der nahenden EU-Vorgaben entsprechen.

E-Rechnung in Österreich: Ein ungenutztes Milliardenpotenzial

Die Einführung von eBilling bietet für Unternehmen erhebliche Einsparpotenziale. Internationale Studien zeigen, dass Unternehmen im Vergleich zu papierbasierten Prozessen bis zu 80 Prozent der Kosten einsparen können. Laut einer Studie des Beratungsunternehmens Billentis im Auftrag der Wirtschaftskammer Österreich liegt das wirtschaftliche Potenzial der E-Rechnung für die österreichische Wirtschaft bei jährlich rund elf Milliarden Euro – allerdings wird dieses Potenzial derzeit kaum ausgeschöpft. Nur etwa acht Prozent der möglichen Effizienzgewinne sind bisher realisiert, was den großen Nachholbedarf bei der Nutzung strukturierter E-Rechnungen verdeutlicht. Die Vorteile von eBilling gehen jedoch über Kosteneinsparungen hinaus. Durch den Wegfall von Druck- und Versandkosten wird nicht nur der Prozess beschleunigt, sondern auch die Zustellung der Rechnungen erfolgt nahezu in Echtzeit. Automatisierte Systeme reduzieren Fehler und ermöglichen eine direkte Verbuchung bei vorhandener Bestellreferenz. So verkürzt sich der Zeitraum von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung deutlich, was die Liquidität der Unternehmen steigert und sie agiler auf Anforderungen reagieren lässt. Diese Entwicklung könnte sich als strategischer Vorteil erweisen, gerade wenn die E-Rechnung im europäischen Handel bald verpflichtend wird.

Herausforderungen für Steuerberater und Unternehmen

Die Umstellung auf eBilling eröffnet Steuerberatungskanzleien und Buchhaltern neue Chancen, sich verstärkt auf strategische Beratungsaufgaben und innovative Geschäftsmodelle zu fokussieren. Statt routinemäßig Rechnungen manuell zu erfassen, sorgt eBilling durch automatisierte Prozesse für eine erhebliche Zeitersparnis, die Raum für wertschöpfende Tätigkeiten schafft. Steuerberater können ihre Mandanten so intensiver unterstützen, etwa bei der Optimierung von Finanzprozessen oder der Implementierung digitaler Lösungen im Unternehmensalltag.

Angesichts der fortdauernden Digitalisierungsdefizite vieler kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) – in Deutschland nutzen nur etwa 52 Prozent elektronische Rechnungen, eine Zahl, die in Österreich ähnlich sein dürfte – ergibt sich für Berater die Möglichkeit, als wertvolle Partner für die digitale Transformation aufzutreten. Die Implementierung von eBilling-Systemen stärkt nicht nur die Wettbewerbsfähigkeit dieser Unternehmen, sondern vereinfacht auch die Einhaltung zunehmend strenger Compliance-Anforderungen im Handel mit europäischen Partnern.

Zusätzlich profitieren Kanzleien von den höheren Standards in puncto Datensicherheit und Nachverfolgbarkeit, die elektronische Rechnungen bieten. Die Bearbeitung steuerlicher Unterlagen wird dadurch beschleunigt und präziser, was die Effizienz steigert, und die Mandantenzufriedenheit erhöht.

Mit der Reduzierung repetitiver Tätigkeiten und dem Ausbau wertschöpfender Aufgaben gewinnt das Berufsfeld zudem an Attraktivität für Nachwuchskräfte, was dem Fachkräftemangel in der Branche entgegenwirken kann. Steuerberater und Buchhalter, die frühzeitig auf eBilling setzen, positionieren sich als moderne und zukunftsorientierte Partner, die nicht nur auf dem neuesten Stand der Technik agieren, sondern auch proaktiv neue Geschäftsfelder erschließen. In einem zunehmend digitalisierten Marktumfeld verschafft dies Kanzleien einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

 Der Aufbruch ins digitale Rechnungszeitalter beginnt jetzt

Die Entwicklung in Deutschland zeigt klar: Auch in Österreich wird eine verpflichtende E-Rechnungsstellung wohl bald Realität. Unternehmen und Steuerberater sind gut beraten, sich jetzt aktiv vorzubereiten und ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren. Wer frühzeitig auf eBilling setzt, kann nicht nur Prozesse effizienter gestalten und Kosten sparen, sondern sich auch als moderner, zukunftsorientierter Partner positionieren. Die digitale Revolution in der Rechnungsstellung ist längst keine ferne Zukunftsmusik mehr – die Weichen werden bereits gestellt, und diejenigen, die jetzt handeln, sichern sich entscheidende Vorteile in der zunehmend digitalisierten Geschäftswelt.