Automatisierung, KI, Cloud & Co
Was die Branche über morgen denkt
Welche technologischen Entwicklungen sehen Sie aktuell als die größten Treiber der Digitalisierung im Rechnungswesen – und warum?
Die größten Treiber sind derzeit die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen mittels Künstlicher Intelligenz, die kommende verpflichtende E-Rechnung, der kontinuierliche Ausbau von Schnittstellen sowie Anomalieerkennung durch Algorithmen und KI. Diese Entwicklungen reduzieren manuelle Tätigkeiten, erhöhen die Datenqualität und schaffen die Basis für effizientere und sicherere Prozesse.
Wie verändert Ihre Lösung die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater:innen und Mandanten konkret? Können Sie ein Beispiel nennen, das den Unterschied verdeutlicht?
Durch smarte Datenübertragungsportale und durchgängige digitale Prozesse – von der Erstellung von Bilanzen über die Übermittlung bis hin zur digitalen Unterzeichnung – werden Abläufe deutlich vereinfacht. Der daraus entstehende Zeitgewinn kann gezielt für eine umfangreichere und qualitativ hochwertigere Beratung der Mandanten genutzt werden.
Welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz in Ihren Produkten heute? Wo sehen Sie die größten Potenziale für die nächsten fünf Jahre?
Künstliche Intelligenz spielt in BGPX AI für Outlook eine zentrale Rolle bei der Effizienzsteigerung im täglichen E-Mail-Verkehr. Der Fokus liegt auf der Automatisierung wiederkehrender Kommunikationsaufgaben und der Unterstützung von Mitarbeiter:innen direkt in der gewohnten Outlook-Umgebung.
Ein wesentlicher Bestandteil ist der Vorlagendesigner, mit dem periodisch wiederkehrende E-Mails automatisiert werden können. Dabei liest die KI relevante Informationen aus Dokumenten und Bescheiden, die als Attachments vorliegen, aus und überträgt diese strukturiert in vordefinierte E-Mail-Vorlagen. Dadurch wird manueller Aufwand deutlich reduziert und eine konsistente, fehlerfreie Kommunikation sichergestellt.
Weitere zentrale Funktionen von BGPX AI sind:
- Automatisiertes Verfassen und Beantworten von E-Mails unter
- Berücksichtigung von Konversationen und Anhängen
- Zusammenfassung komplexer E-Mail-Threads, inklusive To-dos und Erstellung von Outlook-Aufgaben
- Umformulieren von Texten (z. B. Stil oder Anrede)
- Übersetzungen, auch von Fachtexten
- Rechtschreib- und Grammatikprüfung
- Chat-Funktion mit der KI direkt in Outlook
- PDF-Verschlüsselung von Anhängen per Klick
Der unmittelbare Nutzen liegt in einer signifikanten Zeitersparnis pro E-Mail und einer spürbaren Entlastung der Mitarbeiter:innen von repetitiven Tätigkeiten.
Für die nächsten fünf Jahre sehen wir das größte Potenzial in der weiteren Automatisierung standardisierter Kommunikationsprozesse sowie in der noch stärkeren intelligenten Vorverarbeitung und Strukturierung von Informationen, um Kanzleien nachhaltig produktiver zu machen.
Wo liegen aus Ihrer Sicht die Grenzen der Automatisierung? Welche Aufgaben bleiben auch künftig menschliche Expertise?
Die Grenzen der Automatisierung liegen im Verständnis für den Klienten, im Blick über den reinen Zahlenhorizont hinaus und darin, das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren. Diese Fähigkeiten erfordern Erfahrung, Kontextwissen und menschliches Urteilsvermögen.
Datenschutz und Compliance sind zentrale Themen: Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Software rechtssicher und revisionsfähig bleibt?
Rechtssicherheit und Compliance werden durch ein Zusammenspiel aus technischen, organisatorischen und vertraglichen Maßnahmen sichergestellt. Dazu zählen klar definierte Zugriffs- und Berechtigungskonzepte, Nachvollziehbarkeit von Verarbeitungsschritten sowie eine lückenlose Dokumentation relevanter Systemprozesse.
Auf organisatorischer Ebene setzen wir auf Auftragsverarbeitungsvereinbarungen, regelmäßige Überprüfung eingesetzter Dienstleister und KI-Anbieter – soweit dies möglich ist – sowie auf standardisierte interne Prozesse im Umgang mit sensiblen Daten.
Technisch kommen moderne, laufend aktualisierte Technologien zum Einsatz, ergänzt durch regelmäßige Updates zur Anpassung an rechtliche und sicherheitsrelevante Anforderungen. Zusätzlich wird durch Zertifizierungen wie Cyber Trust Austria ein strukturierter Sicherheitsstandard nach außen dokumentiert.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der datenschutzkonformen Integration von KI, insbesondere im Hinblick auf DSGVO und EU AI Act. Ziel ist es, den Einsatz von KI transparent, kontrollierbar und prüfbar zu gestalten, ohne die Verantwortung von Mensch und Organisation zu ersetzen.
Viele Kanzleien kämpfen mit Medienbrüchen und Schnittstellenproblemen. Wie adressiert Ihre Lösung diese Herausforderungen?
BGPX AI ist ein KI-basiertes Outlook-Add-in, das bewusst mit bestehenden Datenquellen und Arbeitsumgebungen arbeitet, etwa mit E-Mails und deren Attachments. Dadurch wird vermieden, dass Informationen manuell zwischen Systemen übertragen werden müssen.
Medienbrüche entstehen in der Praxis häufig weniger durch fehlende Technik, sondern durch ungeeignete oder historisch gewachsene Prozesse. Viele dieser Brüche lassen sich bereits heute durch klare Prozessdefinitionen und gezielte Systemintegration vermeiden. Im Rahmen unserer Softwareangebote unterstützen wir Klienten daher auch bei der Analyse und Optimierung bestehender Prozesse.
Unsere Individualentwicklung BGPX bietet darüber hinaus als Outlook-Add-in eine direkte Schnittstelle zu BMD, inklusive Zugriff auf Kontaktpersonen und ausgewählte Fachinformationen. Dadurch können relevante Daten direkt genutzt werden, ohne Medienbrüche oder Systemwechsel.
Welche Trends werden die nächsten fünf Jahre prägen – Cloud, KI, Plattform-Ökosysteme oder etwas anderes?
Neben Cloud und Künstlicher Intelligenz werden vor allem digitale Unabhängigkeit und Cyber Security an Bedeutung gewinnen. Kanzleien und Unternehmen werden stärker darauf achten, wie abhängig sie von einzelnen Anbietern, Plattformen oder Modellen sind und wie transparent Daten verarbeitet werden.
Ein weiterer zentraler Trend ist die Zuverlässigkeit und Nachvollziehbarkeit von KI-Systemen. Der Fokus verschiebt sich von reiner Leistungsfähigkeit hin zu Kontrollierbarkeit, Erklärbarkeit und rechtlicher Einordnung.
Darüber hinaus wird sich die Arbeitswelt durch KI-gestützte Prozesse spürbar verändern. Im Rechnungswesen bedeutet das eine weitere Automatisierung operativer Tätigkeiten bei gleichzeitig steigenden Anforderungen an fachliche Bewertung, Interpretation und Beratung.
Wie können Steuerberater:innen den Wert ihrer Beratung sichtbar machen, wenn Routinearbeiten zunehmend automatisiert werden?
Der Wert der Beratung wird sichtbar, wenn der Fokus konsequent auf fundierte, maßgeschneiderte und passgenaue Beratung gelegt wird. Automatisierung schafft Freiräume, die gezielt für Analyse, Einordnung und persönliche Betreuung genutzt werden können. Entscheidend ist, Ergebnisse nicht nur bereitzustellen, sondern sie verständlich zu erklären und in konkrete Handlungsempfehlungen zu übersetzen, die für Klienten nachvollziehbar und relevant sind.
Welche Investitionen in Technologie lohnen sich aus Ihrer Sicht für Kanzleien sofort – und welche sind eher strategisch für die Zukunft?
Kurzfristig lohnend sind Investitionen in KI-gestützte Tools zur Optimierung des E-Mail-Verkehrs, etwa BGPX AI für Outlook, sowie in Rechtsrecherche-Tools, die den täglichen Arbeitsaufwand reduzieren.
Strategisch wichtig sind Investitionen in Schulungen im Bereich Cyber Security und Künstliche Intelligenz, um Mitarbeiter:innen auf den sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit neuen Technologien vorzubereiten. Die BGPX IT GmbH bietet hierfür sowohl Cyber-Security- als auch KI-Schulungen an.
Ihr wichtigster Rat an Kanzleien: Was sollten sie jetzt tun, um zukunftsfähig zu bleiben?
Zukunftsfähigkeit erfordert ein strukturiertes und geplantes Vorgehen. Kanzleien sollten gemeinsam mit Expert:innen eine KI-Roadmap entwickeln, bestehende Prozesse kritisch evaluieren und gezielt in Schulungen der Mitarbeiter:innen investieren. Sinnvoll ist zudem, eine IT-analytische Rolle zu etablieren, um technologische Entwicklungen laufend zu bewerten und strategisch einzuordnen.
