Automatisierung, KI, Cloud & Co

Was die Branche über morgen denkt

Welche technologischen Entwicklungen sehen Sie aktuell als die größten Treiber der Digitalisierung im Rechnungswesen – und warum?

Die zunehmende Nutzung von Cloud-Lösungen und -Diensten sowie Künstliche Intelligenz sind aktuell die maßgeblichen Treiber für die Entwicklung im Rechnungswesen. Über die Cloud sind Daten und Anwendungen jederzeit zentral verfügbar. So lassen sich nicht nur Datenflüsse optimieren, auch das mobile Arbeiten auf unterschiedlichen Geräten wird erleichtert. Die Cloud bietet dafür einen idealen Speicherort, der unabhängig vom Standort jederzeit zugänglich ist – ob vom Rechner oder von mobilen Geräten aus, ob in der Kanzlei oder aus dem Homeoffice. Auch Automatisierungsdienste profitieren, da sie in der Cloud Zugang zu einer großen Menge an anonymisierten Daten haben und dadurch schneller lernen und sich verbessern können. Um die Datenwelt der Mandanten besser zu erreichen, müssen Daten aus deren IT-Systemen in die Kanzlei fließen und umgekehrt natürlich auch. Bis heute werden diese Daten oftmals noch manuell erfasst oder kompliziert elektronisch übertragen, was wiederum Zeitverlust zur Folge hat. Wenn beide Seiten in der Cloud arbeiten, gehen all diese Arbeitsschritte deutlich leichter. Um mit den Mandanten schneller und effizienter digital zusammenzuarbeiten, müssen die Software-Welten also viel enger zu gemeinsamen Systemen zusammenwachsen. Moderne Cloud-Anwendungen sind zudem überhaupt erst die Grundbedingung beispielsweise für die Nutzung von künstlicher Intelligenz. KI-Lösungen haben die Fähigkeit, große Mengen an Daten zu verarbeiten und aus diesen zu lernen. Solche Lösungen können Kanzleien und deren Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten, neue Beratungsanlässe schaffen und die Effizienz in den Prozessen steigern.

Wie verändert Ihre Lösung die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater:innen und Mandanten konkret? Können Sie ein Beispiel nennen, das den Unterschied verdeutlicht?

Über unsere Cloud-Lösungen, die als gemeinsame Arbeitsplattform mit den Mandanten fungieren, lassen sich beispielsweise Dokumente einfach austauschen. Das funktioniert auch plattformübergreifend zwischen DATEV-Lösungen und Microsoft Teams. Empfangene Dateien können einfach und schnell an das DATEV Dokumentenmanagementsystem beziehungsweise die Dokumentenablage oder auch in leistungserstellende Online-Anwendungen wie DATEV Unternehmen online weitergegeben werden. Über das Anwendungsmenü können Nutzerinnen und Nutzer unkompliziert direkt zwischen den Lösungen wechseln.

Welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz in Ihren Produkten heute? Wo sehen Sie die größten Potenziale für die nächsten fünf Jahre?

Heute gibt es schon etliche KI-basierte DATEV-Lösungen, die Mehrwert für Kanzleien bieten. Damit lassen sich z.B. Rechnungen und Bankkontoumsätze automatisiert buchen oder großen Datenmengen auf Unregelmäßigkeiten und Muster prüfen. So leistet KI schon heute einen erheblichen Beitrag, um effizienter zu arbeiten und Kosten zu sparen. Die Entwicklung geht aber in Richtung noch stärkere Integration in die leistungserstellenden Programme. DATEV entwickelt KI nicht als Zusatz, sondern als festen Bestandteil eines digitalen Kanzleialltags. Mit standardisierten Datenprodukten und intelligenten Agenten entstehen Lösungen, die Fachkräfte unterstützen und die tägliche Arbeit gezielt vereinfachen.

Wo liegen aus Ihrer Sicht die Grenzen der Automatisierung? Welche Aufgaben bleiben auch künftig menschliche Expertise?

Jede Stelle, an der wir in unseren heutigen Prozessen noch eine bereits digital vorliegende Information händisch in ein anderes Werkzeug übertragen oder gar komplett neu erfassen müssen, ist ein manueller Aufwand zu viel. Da setzt die Automatisierung an. KI ist stark, wenn es um die Analyse großer Datenmengen oder Mustererkennung geht. Da kann sie ihren Geschwindigkeitsvorteil voll ausspielen. Wo aber fachliche Expertise vonnöten ist, die auch ein differenziertes Abwägen und Bewerten beinhaltet, wird der Mensch auf lange Sicht nicht ersetzbar sein. Die Maschine übernimmt monotone Routinen wie Belege auslesen, kontieren, buchen. Die finale Freigabe, die Beurteilung von Sonderfällen und vor allem die Beratung bleiben beim Menschen. Und der hat durch die Assistenz der Technik mehr Zeit für höherwertige Aufgaben, etwa betriebswirtschaftliche Analysen und strategische Beratung.

Datenschutz und Compliance sind zentrale Themen: Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Software rechtssicher und revisionsfähig bleibt?

Die Compliance und natürlich auch den Datenschutz haben wir bei unseren Neu- und Weiterentwicklungen immer im Blick, da greifen wir auf unsere jahrzehntelange Erfahrung zurück. Wir werden KI nur dann und dort einsetzen, wo es sinnvoll und rechtlich möglich ist. Auch bei KI-Tools stellen wir entsprechend sicher, dass keine sensiblen oder personenbezogenen Daten in falsche Hände gelangen oder den europäischen Rechtsraum verlassen.

Viele Kanzleien kämpfen mit Medienbrüchen und Schnittstellenproblemen. Wie adressiert Ihre Lösung diese Herausforderungen?

Neben den eigenen Programmen setzt DATEV auf ein digitales Ökosystem mit Partnerlösungen, das Arbeitswelten verbindet, Geschäftsprozesse automatisiert sowie Kanzleien, Unternehmen und weitere Partner vernetzt. So entstehen Systemlandschaften, in denen Prozessketten durchgängig und ohne Medienbrüche digital ablaufen können. Die Lösungen der Partner sind auf dem DATEV-Marktplatz im Internet zu finden. Bei Software, die dort gelistet ist, können Anwender sicher sein, dass sie mit den DATEV-Programmen harmoniert.

Welche Trends werden die nächsten fünf Jahre prägen – Cloud, KI, Plattform-Ökosysteme oder etwas anderes?

Wie bereits erwähnt, sehen wir in genau diesen Punkten auch für DATEV und unsere Anwender die Zukunft. Die Entwicklung der kommenden Jahre geht in Richtung Cloudlösungen, die über vernetzte Ökosysteme Daten in Echtzeit miteinander austauschen und in denen KI-Assistenz zur Verfügung steht, wo sie Arbeitserleichterung oder Mehrwert stiften kann.

Wie können Steuerberater:innen den Wert ihrer Beratung sichtbar machen, wenn Routinearbeiten zunehmend automatisiert werden?

Es ist vollkommen klar, dass sich das Berufsbild des steuerlichen Beraters vor dem Hintergrund der technischen Entwicklung wandelt. Er wird noch mehr zum betriebswirtschaftlichen Berater und vorausschauenden Begleiter. Auf diesen Wandel müssen die Kanzleien sich natürlich einstellen. Routinetätigkeiten werden zunehmend maschinell erledigt. Intelligente Systeme werden in absehbarer Zeit auch in der Lage sein, firmeninterne Vorschriften, aktuelle Gesetzgebung und Regulierungen zu berücksichtigen. So wird es gleichzeitig gelingen, bürokratische Anforderungen besser zu managen. Die Systeme werden vorhersehen, welche Informationen an welchen Stellen der Prozesse benötigt werden und liefern sie im richtigen Augenblick. Das gibt dem Berater wiederum eine viel differenziertere Datenbasis für seine beraterische Tätigkeit an die Hand.

Welche Investitionen in Technologie lohnen sich aus Ihrer Sicht für Kanzleien sofort – und welche sind eher strategisch für die Zukunft?

Dass die Zukunft in der Cloud liegt, hat für die Anwender einen zusätzlichen Vorteil: Cloud-Systeme benötigen keine extrem leistungsstarke Hardware in der Kanzlei. Insofern ist auf der technischen Seite keine besondere Investition vonnöten. Stattdessen geht es eher darum, die Kanzlei organisatorisch und prozessual auf die Cloud-Realität vorzubereiten.

Ihr wichtigster Rat an Kanzleien: Was sollten sie jetzt tun, um zukunftsfähig zu bleiben?

Die Arbeitswelt in der Cloud wird sich von der heutigen unterscheiden. Daher ist es auf jeden Fall sinnvoll Weiterbildungen oder Beratungsleistungen zum Thema organisatorische und prozessuale Veränderungen in der Kanzlei in Anspruch zu nehmen. Bei den Lösungen sollte jede Möglichkeit, einen Prozesschritt über Datenservices zu automatisieren, wahrgenommen werden. Außerdem empfehlen wir unbedingt eine Beschäftigung mit KI-Werkzeugen.